Obtener detalles de aplicaciones mediante webhooks

Resumen

Hirevire no expone una API pública para obtener datos de las aplicaciones. En su lugar, utilice webhooks personalizados para recibir cargas de datos completas automáticamente cuando los candidatos envíen respuestas o se muevan entre etapas.

Esta guía le muestra cómo configurar webhooks, analizar las cargas de datos de la aplicación (incluyendo URLs de vídeo y audio) e integrarlos con herramientas de automatización como Make.com.

Por qué webhooks en lugar de una API

Hirevire envía los datos de la aplicación a su endpoint en tiempo real cuando ocurren eventos. Esto elimina la necesidad de realizar consultas constantes (polling) en busca de actualizaciones y garantiza que sus flujos de trabajo reciban la información del candidato inmediatamente después del envío.

Los webhooks entregan detalles completos de la aplicación, incluyendo:

• Información de contacto del solicitante y enlaces al currículum

• URLs directas de respuestas de vídeo y audio

• Transcripciones generadas por IA en más de 90 idiomas

• Archivos subidos y respuestas de texto

• Cambios de etapa y metadatos

Configurar webhooks en Hirevire

Configure los webhooks para cada puesto de trabajo individualmente para enviar los datos de la aplicación a su endpoint.

Paso 1: Prepare su endpoint

Su endpoint de webhook debe aceptar solicitudes POST con cargas JSON y devolver un código de estado 200. Hirevire reintentará las entregas fallidas hasta 3 veces.

Si utiliza Make.com, Zapier o herramientas similares, genere primero una URL de webhook desde su plataforma (se explica en la sección de Make.com más abajo).

Paso 2: Añada la URL del webhook a su puesto

1. Navegue a Jobs (Puestos) y seleccione el puesto que desea monitorizar

2. Haga clic en la pestaña Settings (Configuración)

3. Abra la sección Webhook

4. Pegue la URL de su endpoint (ej. https://api.example.com/webhooks/applications)

Paso 3: Elija los activadores (triggers)

Seleccione cuándo debe Hirevire enviar datos a su endpoint:

• On new application: Envía la carga de datos cuando un candidato completa y envía su evaluación.

• On stage change: Envía la carga de datos cuando usted mueve manualmente a un candidato entre etapas después del envío.

Puede habilitar ambos activadores simultáneamente.

Paso 4: Habilite los datos avanzados del webhook

Active la opción "Include answers, video urls and transcripts" para recibir los detalles completos de la aplicación, incluyendo enlaces multimedia y transcripciones de IA. Sin este ajuste, solo recibirá metadatos básicos del solicitante.

Paso 5: Probar y guardar

Haga clic en Test trigger para enviar una carga de datos de muestra a su endpoint. Verifique que su sistema recibe y procesa los datos correctamente, luego haga clic en Save (Guardar).

Monitorice el estado de las entregas en la pestaña Logs > Webhooks. Las entregas fallidas mostrarán los detalles del error.

Entender los activadores de webhooks

Los webhooks se activan solo para aplicaciones enviadas, no para la actividad del candidato previa al envío. Esto evita que lleguen datos duplicados o incompletos a sus integraciones.

Qué activa los webhooks

Evento de nuevo envío (New submission): Se activa cuando un candidato completa su evaluación y hace clic en enviar. La aplicación pasa del estado "In-progress" a "New" o "To be reviewed". La carga de datos del webhook incluye todas las respuestas, URLs de medios y transcripciones.

Evento de cambio de etapa (Stage change): Se activa cuando usted mueve manualmente una aplicación entre etapas después del envío. Esto incluye pasar de "To be reviewed" a etapas personalizadas como "Interview" o "Rejected". La carga de datos incluye tanto la etapa anterior como la actual.

Qué NO activa los webhooks

Estos estados del candidato no activan webhooks:

• Invited (Invitado): El candidato recibió una invitación pero no ha iniciado la aplicación. Consulte Bulk Invite candidates para saber cómo funciona esta etapa.

• In-progress (En progreso): El candidato comenzó a completar detalles pero no ha enviado todas las respuestas. Consulte Why do we have a lot of applications in "In-Progress" para más contexto.

Los webhooks solo se activan después de que un candidato envíe su aplicación completa o cuando usted cambia la etapa de una aplicación enviada.

Ejemplos de cargas de datos (payloads) de webhooks

Aquí tiene ejemplos de cargas de datos para cada tipo de activador para ayudarle a construir integraciones.

Carga de datos de nuevo envío:

{
  "id": 12345,
  "jobID": 789,
  "jobTitle": "Senior Developer",
  "applicantName": "John Doe",
  "applicantEmail": "[email protected]",
  "applicantContactNumber": "+1234567890",
  "customFieldValue": "Referral code ABC",
  "applicantResumeURL": "https://storage.hirevire.com/resumes/resume.pdf",
  "shareableURL": "https://app.hirevire.com/shared/links/abc123",
  "submittedOn": "2025-01-15T10:30:00Z",
  "previousStage": null,
  "currentStage": "New",
  "answers": [
    {
      "question": {
        "id": "q_123",
        "text": "Tell us about yourself",
        "responseType": "Video"
      },
      "id": 456,
      "url": "https://storage.hirevire.com/videos/candidate-response.mp4",
      "transcript": "I have 5 years of experience in full-stack development...",
      "numberOfRetakes": 2
    },
    {
      "question": {
        "id": "q_124",
        "text": "Why do you want this role?",
        "responseType": "Text"
      },
      "id": 457,
      "text": "I'm passionate about building scalable applications..."
    }
  ]
}

Carga de datos de cambio de etapa:

{
  "id": 12345,
  "jobID": 789,
  "jobTitle": "Senior Developer",
  "applicantName": "John Doe",
  "applicantEmail": "[email protected]",
  "applicantContactNumber": "+1234567890",
  "customFieldValue": "Referral code ABC",
  "applicantResumeURL": "https://storage.hirevire.com/resumes/resume.pdf",
  "shareableURL": "https://app.hirevire.com/shared/links/abc123",
  "submittedOn": "2025-01-15T10:30:00Z",
  "previousStage": "New",
  "currentStage": "Interview",
  "answers": [
    {
      "question": {
        "id": "q_123",
        "text": "Tell us about yourself",
        "responseType": "Video"
      },
      "id": 456,
      "url": "https://storage.hirevire.com/videos/candidate-response.mp4",
      "transcript": "I have 5 years of experience in full-stack development...",
      "numberOfRetakes": 2
    },
    {
      "question": {
        "id": "q_124",
        "text": "Why do you want this role?",
        "responseType": "Text"
      },
      "id": 457,
      "text": "I'm passionate about building scalable applications..."
    }
  ]
}

La diferencia clave: previousStage es null para nuevos envíos y contiene datos para cambios de etapa.

Entender las cargas de datos de los webhooks

Cuando se activa un webhook, Hirevire envía una solicitud POST con una carga JSON que contiene la aplicación completa.

Campos clave de la carga de datos

Metadatos del solicitante:

• id: ID único de la aplicación

• applicantName, applicantEmail, applicantContactNumber: Detalles de contacto

• applicantResumeURL: Enlace de descarga directa al currículum subido

• shareableURL: Enlace para ver la aplicación completa en Hirevire

• submittedOn: Marca de tiempo ISO 8601

• currentStage / previousStage: Información sobre la etapa del flujo de trabajo

Matriz de respuestas (Answers): Cada objeto de respuesta contiene:

• question.text y question.responseType: Qué se preguntó y cómo

• url: Enlace directo al archivo de vídeo o audio (formato MP4/WebM)

• transcript: Transcripción de texto generada por IA si está habilitada

• text: Contenido de la respuesta de texto

• fileURLs: Matriz de enlaces de archivos subidos

• numberOfRetakes: Cuántas veces volvió a grabar el candidato

Integrar con Make.com

Make.com (anteriormente Integromat) puede recibir webhooks de Hirevire y dirigir los datos de la aplicación a su CRM, ATS u otros sistemas.

Generar una URL de webhook en Make.com

1. Cree un nuevo escenario en Make.com

2. Añada un módulo de Webhooks como primer paso

3. Seleccione Custom webhook

4. Haga clic en Add para crear un nuevo webhook

5. Copie la URL del webhook generada

Conectar Make.com a Hirevire

1. Pegue la URL del webhook de Make.com en la configuración de su puesto en Hirevire (vea los pasos de configuración anteriores)

2. Habilite el interruptor avanzado para incluir URLs de medios

3. Haga clic en Test trigger en Hirevire

4. Vuelva a Make.com y verifique que aparece la carga de datos de prueba

5. Haga clic en Determine data structure para mapear los campos

6. Añada módulos posteriores para procesar los datos (ej. crear registros en Google Sheets, enviar a Slack, actualizar ATS)

Una vez configurado, Make.com recibirá los datos de la aplicación automáticamente cuando los candidatos envíen respuestas.

Descargar y almacenar archivos multimedia

Las URLs de vídeo y audio en las cargas de datos de los webhooks son enlaces de descarga directa. Puede obtener estos archivos programáticamente o manualmente.

Mejores prácticas para el manejo de medios

• Descargue inmediatamente: Los archivos multimedia caducan según el periodo de retención de su plan (90 días en todos los planes). Descargue las grabaciones críticas a su propio almacenamiento tan pronto como lleguen los webhooks.

• Almacenamiento seguro: Almacene los vídeos de los candidatos con los controles de acceso y el cifrado adecuados. Siga las directrices del RGPD si procesa solicitantes de la UE.

• Consideraciones de ancho de banda: Los archivos de vídeo pueden ser grandes (5-50 MB por grabación). Utilice trabajos en segundo plano o colas para descargar archivos de forma asíncrona sin bloquear su endpoint de webhook.

• Verifique las descargas: Compruebe los códigos de respuesta HTTP y el tamaño de los archivos para asegurar transferencias exitosas.

Para opciones de descarga manual y flujos de trabajo basados en el navegador, consulte How to download video and audio responses from applications.

Solución de problemas comunes

Faltan las URLs de vídeo en la carga de datos del webhook

Asegúrese de que el interruptor "Include answers, video urls and transcripts" esté activado en la configuración de webhooks de su puesto. Los webhooks básicos solo envían metadatos del solicitante sin los detalles de las respuestas.

El endpoint no recibe datos

Compruebe lo siguiente:

• Su URL de endpoint es accesible públicamente vía HTTPS

• Su servidor devuelve un código de estado 200 en las solicitudes POST

• Revise Logs > Webhooks en Hirevire para ver los mensajes de error

• Pruebe su endpoint con herramientas como Postman o curl usando la carga de datos de muestra

Los vídeos han caducado o los enlaces devuelven un error 404

Los archivos multimedia se eliminan después del periodo de retención de su plan. Actualice a un plan de retención más largo o compre el complemento de extensión de almacenamiento ($9 por puesto) para conservar los archivos durante 30 días adicionales más allá del límite de su plan.

Los campos de transcripción están vacíos

Las transcripciones de IA están incluidas en todos los planes de pago. Si las transcripciones no aparecen, verifique que estén habilitadas en la configuración de preguntas de su puesto.

Seguridad y retención de datos

Las cargas de datos de los webhooks contienen información sensible de los candidatos. Siga estas directrices:

• Use endpoints HTTPS: Cifre los datos en tránsito para evitar interceptaciones.

• Valide el origen de los webhooks: Verifique que las solicitudes provienen de los servidores de Hirevire (compruebe los rangos de IP o implemente firmas de webhook si están disponibles).

• Limite la retención de datos: Almacene los vídeos y la información personal de los candidatos solo el tiempo necesario para las decisiones de contratación, luego elimínelos según los requisitos de privacidad/RGPD.

• Controles de acceso: Restrinja quién puede ver las grabaciones y transcripciones de los candidatos en sus sistemas.

• Registros de auditoría: Rastree quién accedió a los datos de la aplicación y cuándo.

Hirevire elimina automáticamente los datos de los candidatos tras expirar su periodo de retención. Comunique sus prácticas de manejo de datos a los candidatos en su oferta de empleo o política de privacidad.

Mejoras recientes en webhooks

Hirevire ha mejorado recientemente la funcionalidad de los webhooks con una estructura de carga de datos y opciones de configuración mejoradas. Revise el registro de cambios de mejoras de webhooks personalizados para las últimas actualizaciones.

Próximos pasos

• Configure webhooks para sus puestos activos

• Pruebe las cargas de datos con sus herramientas de automatización

• Descargue los vídeos críticos de los candidatos a su almacenamiento

• Explore integraciones nativas como Ashby ATS para una integración de flujo de trabajo más estrecha