Obtener detalles de la solicitud a través de webhooks

Resumen

Hirevire no expone una API pública para obtener datos de solicitudes. En su lugar, utilice webhooks personalizados para recibir cargas de datos completas de las solicitudes automáticamente cuando los candidatos envíen respuestas o se muevan entre etapas.

Esta guía le muestra cómo configurar webhooks, analizar cargas de datos de solicitudes, incluidos los URL de video y audio, e integrarlos con herramientas de automatización como Make.com.

¿Por qué webhooks en lugar de una API?

Hirevire envía los datos de la solicitud a su punto de conexión en tiempo real cuando ocurren eventos. Esto elimina la necesidad de realizar consultas constantes para obtener actualizaciones y garantiza que sus flujos de trabajo reciban la información del candidato inmediatamente después del envío.

Los webhooks entregan detalles completos de la solicitud, incluyendo:

• Información de contacto del solicitante y enlaces a currículums

• URL directas de respuestas de video y audio

• Transcripciones generadas por IA en más de 90 idiomas

• Archivos subidos y respuestas de texto

• Cambios de etapa y metadatos

Configurar webhooks en Hirevire

Configure webhooks por cada puesto de trabajo para enviar datos de solicitudes a su punto de conexión.

Paso 1: Prepare su punto de conexión

Su punto de conexión de webhook debe aceptar solicitudes POST con cargas de datos JSON y devolver un código de estado 200. Hirevire reintentará las entregas fallidas hasta 3 veces.

Si utiliza Make.com, Zapier o herramientas similares, genere primero una URL de webhook desde su plataforma (se trata en la sección de Make.com más adelante).

Paso 2: Agregue la URL del webhook a su puesto

1. Vaya a Jobs y seleccione el puesto que desea supervisar

2. Haga clic en la pestaña Settings

3. Abra la sección Webhook

4. Pegue la URL de su punto de conexión (p. ej., https://api.example.com/webhooks/applications)

Paso 3: Elija los activadores

Seleccione cuándo debe Hirevire enviar datos a su punto de conexión:

• On new application: Envía la carga de datos cuando un candidato completa y envía su evaluación

• On stage change: Envía la carga de datos cuando mueve manualmente a un candidato entre etapas después del envío

Puede habilitar ambos activadores simultáneamente.

Paso 4: Habilite los datos avanzados de webhook

Active la opción "Include answers, video urls and transcripts" para recibir los detalles completos de la solicitud, incluidos los enlaces multimedia y las transcripciones de IA. Sin esta configuración, solo recibirá metadatos básicos del solicitante.

Paso 5: Pruebe y guarde

Haga clic en Test trigger para enviar una carga de datos de muestra a su punto de conexión. Verifique que su sistema reciba y procese los datos correctamente, luego haga clic en Save.

Supervise el estado de entrega en la pestaña Logs > Webhooks. Las entregas fallidas mostrarán detalles del error.

Comprender los activadores de webhooks

Los webhooks se activan solo para solicitudes enviadas, no para la actividad de los candidatos previa al envío. Esto evita que lleguen datos duplicados o incompletos a sus integraciones.

Qué activa los webhooks

Evento de nuevo envío: Se activa cuando un candidato completa su evaluación y hace clic en enviar. La solicitud pasa del estado "In-progress" a "New" o "To be reviewed". La carga de datos del webhook incluye todas las respuestas, URL multimedia y transcripciones.

Evento de cambio de etapa: Se activa cuando mueve manualmente una solicitud entre etapas después del envío. Esto incluye el cambio de "To be reviewed" a etapas personalizadas como "Interview" o "Rejected". La carga de datos incluye tanto la etapa anterior como la actual.

Qué NO activa los webhooks

Estos estados de candidato no activan webhooks:

• Invited: El candidato recibió una invitación pero no ha comenzado la solicitud. Consulte Invitar candidatos de forma masiva para saber cómo funciona esta etapa.

• In-progress: El candidato comenzó a completar los detalles pero no ha enviado todas las respuestas. Consulte ¿Por qué tenemos muchas solicitudes en "In-Progress"? para más contexto.

Los webhooks solo se activan después de que un candidato envía su solicitud completa o cuando usted cambia la etapa de una solicitud enviada.

Cargas de datos de muestra de webhooks

Aquí hay ejemplos de cargas de datos para cada tipo de activador para ayudarle a crear integraciones.

Carga de datos de nuevo envío:

{
  "id": 12345,
  "jobID": 789,
  "jobTitle": "Senior Developer",
  "applicantName": "John Doe",
  "applicantEmail": "[email protected]",
  "applicantContactNumber": "+1234567890",
  "customFieldValue": "Referral code ABC",
  "applicantResumeURL": "https://storage.hirevire.com/resumes/resume.pdf",
  "shareableURL": "https://app.hirevire.com/shared/links/abc123",
  "submittedOn": "2025-01-15T10:30:00Z",
  "previousStage": null,
  "currentStage": "New",
  "answers": [
    {
      "question": {
        "id": "q_123",
        "text": "Tell us about yourself",
        "responseType": "Video"
      },
      "id": 456,
      "url": "https://storage.hirevire.com/videos/candidate-response.mp4",
      "transcript": "I have 5 years of experience in full-stack development...",
      "numberOfRetakes": 2
    },
    {
      "question": {
        "id": "q_124",
        "text": "Why do you want this role?",
        "responseType": "Text"
      },
      "id": 457,
      "text": "I'm passionate about building scalable applications..."
    }
  ]
}

Carga de datos de cambio de etapa:

{
  "id": 12345,
  "jobID": 789,
  "jobTitle": "Senior Developer",
  "applicantName": "John Doe",
  "applicantEmail": "[email protected]",
  "applicantContactNumber": "+1234567890",
  "customFieldValue": "Referral code ABC",
  "applicantResumeURL": "https://storage.hirevire.com/resumes/resume.pdf",
  "shareableURL": "https://app.hirevire.com/shared/links/abc123",
  "submittedOn": "2025-01-15T10:30:00Z",
  "previousStage": "New",
  "currentStage": "Interview",
  "answers": [
    {
      "question": {
        "id": "q_123",
        "text": "Tell us about yourself",
        "responseType": "Video"
      },
      "id": 456,
      "url": "https://storage.hirevire.com/videos/candidate-response.mp4",
      "transcript": "I have 5 years of experience in full-stack development...",
      "numberOfRetakes": 2
    },
    {
      "question": {
        "id": "q_124",
        "text": "Why do you want this role?",
        "responseType": "Text"
      },
      "id": 457,
      "text": "I'm passionate about building scalable applications..."
    }
  ]
}

La diferencia clave: previousStage es null para los nuevos envíos y se completa para los cambios de etapa.

Comprender las cargas de datos de los webhooks

Cuando se activa un webhook, Hirevire envía una solicitud POST con una carga de datos JSON que contiene la solicitud completa.

Campos clave de la carga de datos

Metadatos del solicitante:

• id: ID único de la solicitud

• applicantName, applicantEmail, applicantContactNumber: Detalles de contacto

• applicantResumeURL: Enlace de descarga directa al currículum subido

• shareableURL: Enlace para ver la solicitud completa en Hirevire

• submittedOn: Marca de tiempo ISO 8601

• currentStage / previousStage: Información de la etapa del flujo de trabajo

Matriz de respuestas: Cada objeto de respuesta contiene:

• question.text y question.responseType: Qué se preguntó y cómo

• url: Enlace directo al archivo de video o audio (formato MP4/WebM)

• transcript: Transcripción de texto generada por IA si está habilitada

• text: Contenido de la respuesta de texto

• fileURLs: Matriz de enlaces de archivos subidos

• numberOfRetakes: Cuántas veces volvió a grabar el candidato

Integrar con Make.com

Para obtener una guía completa paso a paso sobre cómo conectar Hirevire a Make.com (anteriormente Integromat), consulte Conectar Hirevire a Make.com.

Esta guía cubre la generación de su clave API, la creación de escenarios en Make, la configuración de webhooks y la prueba de cargas de datos.

Descargar y almacenar archivos multimedia

Los URL de video y audio en las cargas de datos de los webhooks son enlaces de descarga directa. Puede obtener estos archivos mediante programación o manualmente.

Mejores prácticas para la gestión de archivos multimedia

• Descargar de inmediato: Los archivos multimedia caducan según el periodo de retención de su plan (90 días en todos los planes). Descargue las grabaciones críticas a su propio almacenamiento tan pronto como lleguen los webhooks.

• Almacenamiento seguro: Almacene los videos de los candidatos con los controles de acceso y el cifrado adecuados. Siga las directrices de GDPR si procesa solicitantes de la UE.

• Consideraciones de ancho de banda: Los archivos de video pueden ser grandes (5-50 MB por grabación). Utilice trabajos en segundo plano o colas para descargar archivos de forma asíncrona sin bloquear su punto de conexión de webhook.

• Verificar descargas: Compruebe los códigos de respuesta HTTP y el tamaño de los archivos para garantizar transferencias exitosas.

Para opciones de descarga manual y flujos de trabajo basados en el navegador, consulte Cómo descargar respuestas de video y audio de las solicitudes.

Resolución de problemas comunes

La carga de datos del webhook no contiene URL de video

Asegúrese de que la opción "Include answers, video urls and transcripts" esté habilitada en la configuración de webhooks de su puesto. Los webhooks básicos solo envían metadatos del solicitante sin detalles de las respuestas.

El punto de conexión no recibe datos

Verifique lo siguiente:

• Su URL de punto de conexión es accesible públicamente a través de HTTPS

• Su servidor devuelve un código de estado 200 en las solicitudes POST

• Revise Logs > Webhooks en Hirevire para ver los mensajes de error

• Pruebe su punto de conexión con herramientas como Postman o curl utilizando la carga de datos de muestra

Videos caducados o enlaces que devuelven 404

Los archivos multimedia se eliminan después del periodo de retención de su plan. Actualice a un plan de retención más largo o compre el complemento de extensión de almacenamiento ($9 por puesto) para conservar los archivos durante 30 días adicionales más allá del límite de su plan.

Los campos de transcripción están vacíos

Las transcripciones de IA se incluyen en todos los planes de pago. Si las transcripciones no aparecen, verifique que estén habilitadas en la configuración de preguntas de su puesto.

Seguridad y retención de datos

Las cargas de datos de los webhooks contienen información confidencial del candidato. Siga estas directrices:

• Use puntos de conexión HTTPS: Cifre los datos en tránsito para evitar interceptaciones

• Valide las fuentes de los webhooks: Verifique que las solicitudes provengan de los servidores de Hirevire (compruebe los rangos de IP o implemente firmas de webhook si están disponibles)

• Limite la retención de datos: Almacene los videos y la información personal de los candidatos solo el tiempo necesario para las decisiones de contratación, luego elimínelos según los requisitos de privacidad/GDPR

• Controles de acceso: Restrinja quién puede ver las grabaciones y transcripciones de los candidatos en sus sistemas

• Registros de auditoría: Realice un seguimiento de quién accedió a los datos de la solicitud y cuándo

Hirevire elimina automáticamente los datos de los candidatos una vez que expira su periodo de retención. Comunique sus prácticas de gestión de datos a los candidatos en su oferta de trabajo o política de privacidad.

Mejoras recientes en los webhooks

Hirevire mejoró recientemente la funcionalidad de los webhooks con una estructura de carga de datos y opciones de configuración mejoradas. Consulte el registro de cambios de las mejoras en los webhooks personalizados para conocer las últimas actualizaciones.

Próximos pasos

• Configure webhooks para sus puestos activos

• Pruebe las cargas de datos con sus herramientas de automatización

• Descargue videos críticos de candidatos en su almacenamiento

• Explore integraciones nativas como Ashby ATS para una integración más estrecha del flujo de trabajo